Искусство цифрового управления проектами

За последние десять лет диджитализация коренным образом изменила сферу управления проектами. В то же время доля проектной работы в компаниях постоянно увеличивается во всех отраслях и подразделениях: согласно прогнозу Института управления проектами (Project Management Institute -PMI), уже к 2027 году компании во всем мире будут дополнительно нуждаться в 2,2 миллионах проектных менеджеров.

Но какие навыки станут отличительной чертой такого специалиста в будущем и в чем главные отличия между цифровым и традиционным управлением проектами? Мартина Хюманн, руководитель Группы управления проектами (Project Management Group), рассказывает о новых и традиционных компетенциях в области управления проектами и о том, почему наиболее важным качеством менеджера проектов в эпоху цифровых технологий является способность быть настоящим лидером.

Цифровая трансформация затронула все отрасли бизнеса и значительно изменила способы управления проектами. Наличие и доступность новых цифровых инструментов требуют от лиц, принимающих решения, радикально изменить свой подход к управлению проектами.

 «Изменения, вызванные диджитализацией, чётко прослеживаются во всех отраслях и в рамках всех должностей - в некоторых сферах их влияние наиболее существенно, в других - последствия заметны не так сильно», - говорит Мартина Хюманн, эксперт по управлению проектами, признанный на международном уровне. В качестве примера она называет строительную отрасль, где воздействие диджитализации наиболее значительно: в строительстве все задействованные подрядчики используют цифровые процессы и модели данных, совместно именуемые «Информационное моделирование зданий», или BIM, для совместного планирования проекта. «Таким образом, создается цифровая инфраструктура, объединяющая все данные, от начала планирования до этапа обслуживания, в единую систему», - объясняет Мартина Хюманн. Результатом являются синергетические эффекты совершенно нового измерения.

Но какие навыки и знания требуются от руководителей проектов в условиях, когда диджитализация продолжает наступление ускоренными темпами? В этом материале вы сможете найти ответы на пять ключевых вопросов по этой теме.

1. Как диджитализация меняет управление проектами?

Современные программные решения, большие данные, социальные сети и инновационные технологии моделирования открывают новые потрясающие возможности для цифрового управления проектами. Команда, работающая над проектом, может быстро освоить ход его выполнения одним нажатием кнопки, а внешние поставщики, партнеры или спонсоры могут быть эффективно интегрированы в процесс за счёт использования комплексных облачных решений. Более того, менеджеры проектов могут использовать инструменты цифровой визуализации для отображения различных сценариев, что позволяет им реализовывать потенциальные изменения на самой ранней стадии и, таким образом, экономить много ресурсов. В результате проекты становятся более прозрачными для всех участвующих сторон, и становится возможным упростить и оптимизировать организационные процессы. «Современные менеджеры проектов работают рука об руку с маленькими роботами, которым они могут делегировать много трудоемких задач», - резюмирует Мартина Хюманн.

2. Что останется неизменным?

Умение вести команду есть и останется основной задачей для руководителей проектов, поэтому на самом деле было бы гораздо логичнее называть их «лидерами проектов». Еще один аспект, который не затронуло цифровое преобразование, - это то, что ни один проект не похож на другой. Более того, несмотря на то, что совместная работа, безусловно, облегчается за счёт использования цифровых платформ и инструментов, для членов команды крайне важно собраться на встречу лицом к лицу в самом начале рабочего процесса. «Успех проекта всегда зависит от личных отношений между членами команды», - подчеркивает Мартина Хюманн. 

3. Можно ли провести чёткую грань между традиционным и цифровым управлением проектами?

По словам Мартины Хюманн, различия не так однозначны. Установленные методы как часть отдельных рабочих мероприятий будут продолжать функционировать так же, как раньше, хотя структурный план может немного измениться. И хотя использование цифровых инструментов целесообразно для любого проекта, покупка огромного количества соответствующей инфраструктуры не всегда необходима. «Цифровое сотрудничество давно стало стандартом и для небольших проектов». Однако успешное взаимодействие зачастую возможно и с помощью инструментов, находящихся в открытом доступе, или традиционных ИТ-программ. В двух словах: «Сокращайте по максимуму».

4. Какие навыки потребуются от руководителей проектов в будущем?

Сегодня едва ли существует такая отрасль, где от сотрудников не ожидалось бы наличие развитых навыков в вопросах цифровых технологий. Но ожидания, предъявляемые к руководителям проектов, ещё выше. «В будущем их должностные инструкции сильно изменятся, - говорит Мартина Хюманн. Она убеждена, что проектным менеджерам придется действовать как настоящим лидерам и с бóльшей убедительностью, чем в прошлом, потому что «лидерство в контексте управления проектами, имеет даже бóльшее значение, чем в других сферах традиционной компании: дело в том, что проектные команды специально собираются вместе на определенный период времени для реализации конкретной задачи, и настоящая миссия руководителя проекта состоит в том, чтобы убедиться, что всё работает эффективно, и сделать это как можно быстрее. С другой стороны, у менеджеров проектов почти никогда не бывает сотрудников, непосредственно отчитывающихся перед ними, потому что работа ведётся за пределами существующей иерархии, и менеджеры проектов часто встречают большое сопротивление: к сожалению, многие проекты все еще воспринимаются как угроза для существующей и сложившейся иерархии компании».

Это означает, что руководители проектов должны иметь возможность быстро внедрять соответствующие структуры и в то же время руководить проектной командой, чтобы успешно выполнять свою работу. Успех проекта всегда зависит от того, насколько профессионально руководители проектов могут справляться с противоречиями и конфликтами интересов, и от их готовности следовать курсу даже при наличии сильных встречных ветров.

5. Какие инструменты должны использовать руководители проектов?

Цифровые инструменты многочисленны и многообразны, и их количество в различных областях только растет. «У всех них есть свои преимущества и недостатки», - говорит Мартина Хюманн. Jira используется во многих компаниях, но также широко известны такие инструменты, как MS Projects, благодаря возможности их модульного применения. Кроме того, существуют специальные инструменты, подходящие для agile-методов, такие как Zenhub или Taiga. Среди других примеров, оказавшихся очень эффективными на практике, стоит упомянуть Clarizen, monday.com и Celoxis.